Organisation
Wer das Amt der Quästur übernehmen möchte, sollte sich unter anderem folgende Fragen stellen, die meisten davon an den aktuellen Amtsinhaber:
- Kann ich die notwendige Zeit für dieses Amt aufwenden? Habe ich die das Interesse mir die Fachkenntnisse anzueigenen?
- Wie werden die Bankkonten geführt? Wer ist zeichnungsberechtigt?
- Wie werden die Mitgliederbeiträge erhoben und wie werden verwaltet?
- Hat der Verein ausstehende Forderungen oder unbezahlte Verbindlichkeiten?
- Mit welchem System werden Buchhaltung und Mitgliederverwaltung geführt?
- Wo werden die finanziellen Unterlagen aufbewahrt?
- Welche Dokumente sind dem Vorstand oder den Behörden einzureichen?
- Wie sieht das Budget für das kommende Jahr aus?
Ordnung ist das halbe Leben: Für das Aufbewahren und das Wiederauffinden bieten sich Ordner mit
Register, Hängemäppchen oder eine Cloud-Lösung an; Ordner sollten Unterteilungen wie Korrespondenz,
Budget, Jahresrechnung, Kontoblätter, Protokolle, Kassabelege, Bankbelege, offene Mitgliederbeiträge,
unbezahlte Rechnungen aufweisen.
Das Führen einer Milchbüchleinrechnung kann mittels Kassa-/Bankbüchern erfolgen oder mit Exceltabellen; das Führen einer doppelten Buchhaltung benötigt eine entsprechende Softwarelösung (siehe 2.6).
Bei kleinen Vereinen wird meist ein Kassabuch geführt (heute oft eine Exceltabelle) sowie ein Bankkonto.
Die Belege, sowie Bankgutschrift oder Bankbelastungen werden abgelegt. Die Belege werden kontiert (mit Kontennummern versehen), und nach Möglichkeit
sollte eine Verbuchung periodisch erfolgen (monatlich/quartalsmässig oder bei sehr kleinen
Verhältnissen jährlich).
Gemäss den gesetzlichen Vorschriften ist zwar nur eine Finanzbuchhaltung notwendig. Das Führen von Hilfsbuchhaltungen kann sinnvoll sein, hängt aber letztlich von der Vereinsgrösse, der Anzahl der Belege und den Bedürfnissen des Vereins ab. Unter Hilfsbuchhaltungen wird die Führung von vielen gleichartigen
Tatbeständen in einem separaten Buchungskreis verstanden. Beispiele sind: Debitoren-, Kreditoren-,
Lohn-, Anlagen- sowie Wertschriften- und Liegenschaftsbuchhaltung.
In der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung wird für jeden einzelnen Kunden oder Lieferanten ein Konto
geführt. Darin werden alle Bewegungen (Rechnungen, Zahlungen) verbucht. Das Gesamttotal wird dann
ins Hauptbuch der Finanzbuchhaltung übertragen.
Bei der Offenpostenbuchhaltung werden Rechnungen nicht verbucht. Geschäftsfälle werden erst bei der
Zahlung erfasst. Die Zahlungskontrolle erfolgt ausserhalb der Buchhaltung, aufgrund von Belegen, die
als «unbezahlte Rechnungen» abgelegt sind. Beim Abschluss wird der Bestand aufgrund der tatsächlich
offenen Rechnungen angepasst. Bei kleineren Datenmengen kann die Führung einer Offenpostenbuchhaltung sinnvoll sein. Sind jedoch etliche Rechnungen und Zahlungen zu verbuchen, empfiehlt es sich, eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zu führen.
Per Bilanzstichtag (meist 31.12.) ist die Erstellung der Erfolgsrechnung für das Vereinsjahr angesagt, deren
Saldo einen Jahresgewinn oder Jahresverlust ergibt, sowie eine Zusammenstellung aller Vermögenswerte
und Schulden (Bilanz). In einfachen Verhältnissen genügt die Milchbüchleinrechnung.
Sind Sie dafür besorgt, dass per Bilanzstichtag alle Guthaben (Mitgliederbeiträge) bezahlt sind, und andererseits, dass Sie frühzeitig alle Aufwandsrechnungen erhalten und diese wenn immer möglich vor dem Bilanzstichtag bezahlen. Damit lassen sich Abgrenzungsbuchungen vermeiden; bei einer klassischen
Milchbüchleinrechnung stellt dies sicher, dass die Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst sind.
Ist der Abschluss erstellt, müssen die Revision organisiert und danach die Unterlagen für die Mitglieder sowie die Präsentation für die Mitgliederversammlung, inklusive Budget, in ihre endgültige Form gebracht werden.