Die Jahresabschlüsse mit Bilanz und Erfolgsrechnung, eventuellen Anhängen, die Belege und Revisionsberichte sowie Protokolle der Sitzungen und Versammlungen sind unterzeichnet während 10 Jahren aufzubewahren. Die erwähnten Unterlagen können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Die entsprechenden Vorschriften sind in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt.

Im Bereich der elektronischen Archivierung von Geschäftsunterlagen sind die Vorgaben gemäss Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüv) einzuhalten (https://www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/20001467/index.html).

Welche Geschäftsunterlagen müssen aufbewahrt werden?

Jahresrechnung: Bilanz, Erfolgsrechnung inkl. Anhang
Revisionsbericht
Geschäftsbücher
Buchungsbelege
Korrespondenz
Dokumente mit rechtsverbindlicher Wirkung: Verträge, GV-Protokolle, Lohnausweise
Steuererklärungen

Zwingend in schriftlicher Form und unterzeichnet aufzubewahren:

Die Jahresrechnung
Der Revisionsbericht

Elektronische Archivierung gemäss GeBüV

Elektronisch archiviert können:

Die Geschäftsbücher
Buchungsbelege
Korrespondenz

Elektronisch aufbewahrte Geschäftsunterlagen müssen jederzeit lesbar gemacht werden können

Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung

Die wichtigsten Punkte/Anforderungen an ein elektronisches Archiv gem. GeBüv:

Integrität / Dokumentationsprinzip: Echtheit und Unversehrtheit muss sichergestellt werden; nicht veränderbar Art. 3,9,10 GeBüV
Verfahrensdokumentation (je nach Art und Umfang des Geschäftes): Prozesse, Systeme und Software Art. 4 GeBüv
Sorgfaltsplicht: geordnet und von schädigenden Einwirkungen geschützt Art 5 GeBüv
Verfügbarkeit und Leserlichkeit: Inhalt des Archivs muss reproduziert und ohne Hilfsmittel lesbar sein Art. 6 GeBüv
Organisation: erkennbarer Unterschied der aktuellen und archivierten Dokumente, Zugriff in angemessener Zeit; Zugriffe auf Archiv müssen ebenfalls dokumentiert werden Art 7, 8 GeBüv