Wie führe ich eine Buchhaltung?
Das Gesetz verpflichtet den Vorstand, über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage des Vereins Buch zu führen. Aus der Buchführung sollen die Vermögenssituation, Schulden und Guthaben sowie die Betriebsergebnisse (Gewinn oder Verlust) für das Geschäftsjahr hervorgehen. Mit der Führung einer doppelten Buchhaltung werden diese Vorschriften des Obligationenrechts erfüllt.
Art. 69a ZGB
2. Buchführung
Der Vorstand führt die Geschäftsbücher des Vereins. Die Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung gelten sinngemäss.
Art. 957 Abs. 2 Ziff. 2 OR führt aus, dass Vereine, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage Buch führen
müssen.
Vereine, die sich ins Handelsregister eintragen müssen, sind solche, die
· ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben, oder
· der ordentlichen Revision unterstehen.
Ein mehrwertsteuerpflichtiger Verein darf, sofern er sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen muss,
eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung führen. Wir empfehlen aber auch in diesem Falle eine ordentliche
(doppelte) Buchführung, um alle Anforderungen der MWST zu erfüllen.
Vereine, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, können lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen („Milchbüchlein“).
Für die übrigen Vereine gelten die Buchführungs- und Rechnungslegungsvorschriften nach Art. 957-960 OR (doppelte Buchhaltung). Für Vereine, die zur ordentlichen Revision verpflichtet sind, gelten zusätzliche Anforderungen.
Die Buchführung bildet die Grundlage der Rechnungslegung. Sie erfasst diejenigen Geschäftsvorfälle und Sachverhalte, die für die Darstellung der Vermögens- und Ertragslage des Vereins (wirtschaftliche Lage) notwendig sind.
Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten auch bei der "Milchbüchleinrechnung":
- vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte
- Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge;
- Klarheit und Verständlichkeit;
- Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Vereins;
- Nachprüfbarkeit.
Dies bedeutet z.B., dass bei allen Einnahmen und Ausgaben ausser dem Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls auch die Namen der Leistungserbringer und der -empfänger anzugeben sind. Bei den Ausgaben ist immer auch der Zahlungsgrund oder -zweck zu vermerken.
Die Buchführung erfolgt in der Landeswährung oder in der für die Vereinstätigkeit wesentlichen Währung und erfolgt in einer der Landessprachen oder in Englisch.